Ti è mai capitato di aprire una mail commerciale e non trovare la firma di chi l'ha inviata? Sicuramente non sarà stato il massimo della professionalità!
L’indirizzo email del mittente è un aiuto a capire da chi arriva la mail, ma non è sufficiente. È necessario specificare chi invia il contenuto, chi è la persona con cui stiamo scambiando le comunicazioni e quali sono i suoi ulteriori contatti, come numero di telefono, indirizzo, azienda di provenienza e sito web.
La firma email aziendale non è solo una semplice lista di informazioni, ma può diventare un potente mezzo per fare marketing, diffondere la consapevolezza del brand e portare traffico verso il sito. Come? Con una buona strategia di marketing e la creatività di un’agenzia di grafica.
Cos’è la firma email?
La firma email è la porzione di testo - e a volte di immagini - che si trova alla fine del messaggio email, la tua firma in versione digitale e molto di più. Comprende, di solito:
- nome e cognome
- posizione professionale
- contatti personali (indirizzo email, cellulare, collegamenti ai profili social)
- contatti aziendali (indirizzo, sito web, logo, numeri di telefono degli uffici)
La firma email vale molto più della tua firma autografa perché dà moltissime informazioni su di te, sulla tua azienda e sul modo in cui gestisci i rapporti con i clienti e i fornitori. Non serve solo a dire chi sei, ma si porta dietro tutta una serie di significati aggiunti, dal ruolo professionale all’attenzione che la tua azienda dimostra nella cura del dettaglio grafico.
I vantaggi di una firma email aziendale
Un’email professionale, completa di firma, ti dà l'opportunità di costruire relazioni con contatti profilati, partner e clienti comunicando correttamente e in modo coinvolgente l’immagine della tua azienda. Per questo è fondamentale che l’elemento, chiamiamolo pure “blocco firma”, sia coerente con il resto del coordinato aziendale.
Come abbiamo detto molte volte, tutti i punti di contatto tra cliente e azienda devono essere in linea con lo stile precedentemente definito dall’azienda: la comunicazione non deve confondere i clienti. Questo permette di facilitare la memoria e rafforzare il legame di fedeltà.
Quindi, studiare una firma professionale e automatica ti permette di:
- trasmettere professionalità - indicando subito il nome e le informazioni di contatto. Con l’aggiunta del logo e il link al sito web le persone saranno rassicurate, perché percepiranno una struttura aziendale;
- essere efficiente - grazie alla possibilità di automatizzare l'inserimento della firma ad ogni email è possibile fornire in ogni comunicazione informazioni importanti senza scriverla ogni volta;
- fare branding e rinforzare il rapporto con i clienti - ti rende più riconoscibile per il tuo pubblico grazie agli elementi grafici distintivi della tua azienda presenti in ogni conversazione email.
Abbiamo visto i vantaggi di una firma email. Ma cosa ci deve contenere nel dettaglio?
Dettagli per rendere la firma email davvero professionale
Come abbiamo già visto, in una firma email ci sono alcuni elementi base che devono essere inseriti anche nelle firme email più semplici, e sono:
- le informazioni di contatto - non possono mancare nome e cognome, il titolo professionale, il numero di telefono o l’indirizzo aziendale
- il logo e gli elementi visivi del brand - come detto sopra sono gli elementi fondamentali per far riconoscere il brand e rafforzare la relazione di fiducia con i clienti.
Dopodiché è possibile arricchire la firma email e personalizzarla.
Ad esempio, un modo carino per coinvolgere gli utenti è quello di inserire i link social agli account professionali o delle Call to Action (CTA) specifiche che possano spingere le visite sul tuo sito web, su un articolo del blog o su un’offerta speciale.
Un altro aspetto, diffuso soprattutto tra i rappresentanti di vendita e gli account manager, sono le fotografie personali. La foto permette ai destinatari di associare il tuo messaggio a un volto. Diventa, quindi, un sostegno commerciale e ti aiuta a costruire una relazione di fiducia con i clienti.
Come agenzia grafica suggeriamo anche elementi più originali come le GIF animate. Queste sono sicuramente il modo migliore per distinguersi e attirare l’attenzione dell’utente. In questo caso va prestata particolare attenzione alla pesantezza del file e allo stile. Il dinamismo è premiato, ma se l’animazione risultasse troppo pesante potrebbe non essere caricata su alcuni dispositivi o l’email finirebbe nello spam.
Le firme email sono uguali per tutti?
Assolutamente no. Le firme email cambiano molto in base:
- settore in cui opera l’azienda
- ruoli all’interno dell’azienda stessa
Uno stagista e il CEO di una grande azienda hanno un “peso” diverso a livello professionale. La firma email deve rispecchiare questa differenza anche a livello visivo, sebbene in modo lieve. Nel primo caso va bene una soluzione pulita e semplice, nel secondo ci aspettiamo inevitabilmente qualcosa in più.
La tua firma email deve essere il concentrato della tua identità aziendale. E come agenzia grafica possiamo dirti che “condensare” tutto il tuo stile, il tuo mood, in pochissime righe è davvero una bella sfida. Abbiamo a disposizione colori e font diversi, è vero, ma creare LA firma email definitiva è davvero un lavoro di cesello.
E parliamo anche di marketing. La firma email può convincere i tuoi clienti a fidarsi di te in modo più o meno diretto. Se il progetto è a regola d’arte, i destinatari del messaggio noteranno la creatività, la cura, l’attenzione con cui è stata realizzata.
Ma puoi fare di più. Puoi usare, concretamente, questo pezzettino per promuovere le tue attività. C’è una campagna in corso? Perché non la riproponi dopo i tuoi contatti aziendali? La tua azienda è in un periodo di rinnovo e tutti i tuoi prodotti sono in offerta? Almeno un link alla sezione dedicata sul tuo sito web ci vuole.
Una firma email può attirare più clienti sul tuo sito web e sui tuoi canali social e spingerli a compiere delle transazioni, che sia un acquisto o l’iscrizione alla tua newsletter. Quello che può sembrare, a un occhio inesperto, un semplice blocco che chiude l’email offre opportunità che vanno ben oltre quelle della firma autografa.
La firma email può aiutarti a rinforzare la tua immagine aziendale e diventare un valido supporto commerciale. Ma in poche righe e qualche immagine ti giochi tantissimo. Affidarsi a un’agenzia grafica esperta e competente è la scelta migliore che puoi fare per la tua attività, perché un progetto improvvisato difficilmente sarà funzionale agli scopi di cui abbiamo appena parlato.