Realizzare un sito web con area riservata: un'opportunità

Lo sai che un’area riservata può dare slancio alle funzionalità del tuo sito? Ma non solo, perché può essere una vera e propria scelta strategica per la tua azienda e uno strumento per ottenere risultati concreti. Vediamo in che modo un’agenzia web può assicurarti tutto questo.

Cos’è l’area riservata di un sito?

Come dice il nome stesso, l’area riservata è un’area del sito web accessibile solo tramite credenziali personali.

Molto spesso, infatti, le aziende hanno bisogno di mettere a disposizione documenti, materiale informativo o funzionalità che non possono essere di dominio pubblico, ma possono invece semplificare il lavoro di clienti, dipendenti e collaboratori.

Esistono due tipologie di area riservata realizzabili in un progetto web:

• Area riservata di back end, destinata agli operatori e ai gestori del sito
• Area riservata di front end, destinata ai fruitori del sito o a membri del team che non hanno sufficienti privilegi (come ad esempio gli agenti oppure dei collaboratori esterni)

Area riservata di back end (o back office) 

L’area riservata di back office può essere sviluppata con funzionalità pressoché illimitate. Ci piace sempre ricordare che l’informatica e lo sviluppo web servono ad agevolare la vita, non a complicarla. Lasciamo fare all'informatica le cose che sono una perdita di tempo (o che non potremmo fare a mano) per poterci concentrare su attività realmente strategiche e che non possono essere demandate alle macchine.

Quali sono le funzionalità realizzabili in un’area riservata di back office di un sito web aziendale? Vediamo alcuni esempi, figli della nostra personale esperienza:

●        Generazione schede prodotto

Nel caso in cui si abbiano prodotti che sono soggetti a cambiamenti, l’area riservata del sito può essere il punto cardine in cui inserire le informazioni e generare schede .pdf da condividere con i propri clienti oppure da far scaricare sul sito. Questo consente di avere un unico spazio da cui aggiornare tutti i dettagli tecnici dei prodotti, sapendo che nel sito appariranno sempre le schede aggiornate all’ultima versione.

●        Gestione delle commesse

Quando una commessa deve passare da più uffici e livelli autorizzativi per raggiungere lo stato di approvazione si possono snellire le procedure attraverso la firma del documento con un click, fintanto che l’approvazione non arriva alla scrivania dell’amministratore delegato.

●        Creazione di preventivi da pannello di controllo

Nel caso di siti catalogo è possibile generare un preventivo con i prezzi di listino, sconti e personalizzazioni a fronte di ogni richiesta di offerta ricevuta, con la possibilità aggiuntiva di tracciare i dati. Infatti, nell'area riservata sarà possibile vedere quanti contratti o vendite vengono finalizzate effettivamente, quanto sono efficienti i venditori, quali prodotti sono stati richiesti maggiormente, ecc.

●        Esportazione di listini prezzi personalizzati

Sempre parlando di siti catalogo, nell'area riservata si ha la possibilità di fornire listini prezzi sempre aggiornati ai propri clienti e agenti con sconti e set di prodotti personalizzati.

●        Gestione e stato sottoscrizioni ricorsive

Dall’area riservata di back end è possibile anche gestire le iscrizioni, vedere lo stato dei pagamenti o sollecitare il pagamento di un servizio ricorsivo come una manutenzione o di una quota associativa.

Insomma, si possono fare davvero molte cose con un’area riservata back end, ma ogni realtà ha esigenze diverse. Il nostro lavoro di agenzia web non è solo la realizzazione di siti web, ma anche lo sviluppo di soluzioni che siano davvero a misura dei nostri clienti.

L’obiettivo è aiutare aziende come la tua a informatizzare, quando possibile, procedure manuali risparmiando tempo, diminuendo il margine di errore umano e aumentando l’efficienza. In pratica, creiamo un flusso lavorativo fluido ed efficiente per clienti che operano in ambito istituzionale, industriale, commerciale e associativo.

Area riservata di front end (o front office) 

Come anticipato poco sopra, quest’area riservata è destinata agli utenti del sito che, tramite login con credenziali di accesso, possono usufruire di strumenti e funzionalità a loro misura e capaci di migliorare la loro esperienza di navigazione.

Sempre mantenendo la sicurezza e la riservatezza delle informazioni, ecco alcune funzionalità che possono essere sviluppate:

• Area riservata con gestione documentale: spesso i nostri clienti hanno bisogno di mostrare a gruppi di utenti registrati una manualistica specifica per alcuni macchinari o prodotti.
• Gestione dei corsi online: attraverso la propria area riservata gli utenti possono accedere a video corsi on demand raggiungibili solo dopo l’acquisto .
• Stato di avanzamento dei progetti: l’utente, probabilmente già cliente, può accedere alla propria area riservata e vedere lo stato di avanzamento del progetto, senza doversi necessariamente interfacciare con l’azienda.
• Storico dei preventivi e degli ordini: nel caso di siti catalogo, il cliente che ha fatto delle richieste di preventivo può accedere alla propria area riservata per verificare la documentazione pregressa o ordinare di nuovo alcuni o tutti i prodotti, ottimizzando così di molto i tempi di lavorazione.
• Creazione ordini B2B: Nel caso di siti B2B si può consentire all'agente aziendale di effettuare ordini direttamente dal sito per conto di uno o più clienti da lui gestiti, così da risparmiare ore di telefonate, spesso inutili, per chi fornisce il prodotto/servizio.
• Contenuti extra: alcune aziende che hanno una rete vendita o un canale B2B possono avere l’esigenza di stimolare le vendite attraverso la pubblicazione di contenuti esclusivi che valorizzano i prodotti o i servizi venduti.

E questi sono solo alcuni esempi di funzionalità sviluppate in fase sviluppo web. Lo ripetiamo sempre e non ci stancheremo mai di farlo: il sito internet è uno strumento di lavoro, il luogo in cui comunicazione, marketing e informatica si incontrano.

Tuttavia, è importante sottolineare l’importanza del dialogo tra web agency e azienda. Infatti, è dallo scambio di informazioni e dall'ascolto che è possibile ideare soluzioni innovative e su misura, in grado di cambiare, anche radicalmente, la gestione del flusso di lavoro dell’azienda.